Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques?
Découvrez comment l'automatisation libère l'avocat d'entreprise de nombreuses tâches (reporting, productivité, etc...)
En effet, là où une personne mettra 10 à 15 minutes pour assurer le relevé des informations clés d’un contrat avant de l’archiver, l’intelligence artificielle réalisera cette tâche de façon instantanée. Pour une centaine de contrats intégrés mensuellement au système de gestion de l’entreprise, c’est 25 heures de travail économisées qui représentent un gain de temps qui peut alors être affecté à d’autres tâches.
Il s’agit aussi de mieux garantir la gestion du risque opérationnel : Le suivi minutieux d’échéances de contrats, la détection de clauses à risque et l’identification sans faille d’actions à réaliser à une échéance précise, est un travail chronophage à faible valeur ajoutée.
Il faut distinguer digitalisation et automatisation.La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.Enfin, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
Un processus juridique automatisé permet aussi d’apporter des services supplémentaires aux opérationnels comme la génération automatique de certains contrats types. Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
Lorsque toute la base documentaire est chargée et que les données essentielles sont accessibles sous une forme structurée, l’automatisation du processus juridique proprement dite, peut commencer.
Enfin plutôt que de passer du temps à produire des rapports manuels à chaque fin de mois, l’équipe juridique pourra automatiser ses différents reporting.
Les bénéfices de l’automatisation du processus juridique sont nombreux : modernisation des méthodes de travail, gain de productivité, réduction du risque et réactivité renforcée pour servir les métiers notamment commerciaux.Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez dans notre livre blanc comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des avocats interne
