The Miller Group est l’une des principales entreprises canadiennes spécialisées dans les infrastructures de transport et la construction. Filiale de Colas Canada, l’entreprise œuvre dans les domaines de la construction routière, de l’entretien, de la réhabilitation et de la réalisation de grands projets d’infrastructure partout au pays.
Avec une main-d’œuvre répartie entre plusieurs sociétés d’exploitation et environnements de projets, les équipes juridiques et opérationnelles de Miller Group jouent un rôle essentiel dans le soutien des activités de construction complexes, la gestion des obligations contractuelles et la réalisation de projets d’envergure.
À mesure que l’organisation évolue, le besoin de rendre les connaissances juridiques plus structurées, accessibles et réutilisables devient de plus en plus important.
The Miller Group est également client de Septeo Legal Suite et utilise ses solutions technologiques pour soutenir la structuration et l’accessibilité des connaissances juridiques au sein de l’organisation.
Pendant longtemps, les départements juridiques se sont appuyés sur l’expertise de leurs professionnels pour assurer le bon déroulement de leurs activités. Avec les années, les membres expérimentés de l’équipe développent une connaissance approfondie de l’organisation, tissent des relations internes solides et accumulent un contexte précieux grâce à leur expérience sur des dossiers similaires.
Toutefois, cette réalité présente un défi important lorsque les connaissances ne sont pas documentées ni partagées de manière systématique.
Comme l’explique Kristin Bisbee, technicienne juridique spécialisée en litige chez Miller Group :
« Une grande partie de nos connaissances se trouvait dans la tête des gens. Lorsqu’une personne était absente ou changeait de rôle, il n’était pas toujours facile pour le reste de l’équipe de reprendre le dossier là où elle l’avait laissé. »
Dans les faits, des informations essentielles, comme les précédents, l’historique de certains dossiers ou les raisons ayant motivé certaines décisions, dépendaient souvent de la mémoire individuelle ou de communications informelles.
Cette approche peut fonctionner dans une petite équipe, mais elle devient plus fragile à mesure que l’organisation grandit.
Lorsque les connaissances juridiques reposent principalement sur des individus plutôt que sur des systèmes, plusieurs risques opérationnels peuvent émerger :
Kristin souligne d’ailleurs cet enjeu :
« Nous avons réalisé que nous consacrions trop de temps à répondre aux mêmes questions ou à reconstruire des décisions passées plutôt qu’à faire avancer les dossiers. »
Ce type de friction ne nuit pas seulement à l’efficacité des équipes; il affecte également leur capacité à croître et à s’adapter.
Chez Miller Group, l’objectif a été de passer d’un partage de connaissances informel à une approche plus structurée et accessible de l’information juridique.
Plutôt que de considérer la gestion des connaissances comme un projet distinct, l’organisation cherche à l’intégrer directement aux activités juridiques quotidiennes afin que l’information soit capturée au moment où le travail est effectué.
Cette démarche comprend notamment :
Comme l’explique Kristin :
« Notre objectif n’a jamais été de compliquer les choses. Nous voulions simplement nous assurer que ce que nous apprenons dans un dossier puisse réellement servir dans le suivant. »
L’un des changements les plus significatifs observés dans cette démarche est la transition d’une expertise détenue par quelques individus vers une intelligence organisationnelle accessible à tous.
Plutôt que de dépendre de certaines personnes pour retrouver ou interpréter l’information, l’organisation mise sur des systèmes qui rendent cette connaissance disponible à l’ensemble de l’équipe.
Cette approche permet notamment de :
Kristin résume cette évolution simplement :
« Nous voulions que les connaissances profitent à toute l’équipe, et non qu’elles disparaissent lorsqu’une personne n’est pas disponible. Nous sommmes maintenant capables de le faire. »
Les départements juridiques doivent aujourd’hui composer avec une charge de travail croissante et des attentes toujours plus élevées de la part de l’entreprise.
Dans ce contexte, la capacité à faire évoluer l’expertise collective devient un avantage stratégique.
L’efficacité opérationnelle ne repose plus uniquement sur la rapidité d’exécution. Elle dépend également de la continuité des activités, de la résilience des équipes et de la capacité à préserver les connaissances au fil du temps.
En mettant en place des systèmes qui facilitent le partage et la réutilisation des connaissances, des organisations comme Miller Group sont mieux positionnées pour maintenir leur performance, même lorsque les équipes évoluent.
L’expérience de Miller Group illustre une transformation plus large actuellement à l’œuvre dans les opérations juridiques. Les connaissances ne sont plus seulement un actif individuel : elles deviennent une capacité organisationnelle.
Les solutions comme Septeo Legal Suite soutiennent cette évolution en aidant les départements juridiques à structurer, centraliser et valoriser leurs connaissances critiques. Elles permettent ainsi à des organisations comme Miller Group de transformer l’information juridique en une ressource accessible, durable et réellement utile au quotidien.
Comme le souligne l’expérience de Kristin Bisbee, la véritable valeur ne réside pas dans l’accumulation d’informations, mais dans la capacité à rendre les bonnes connaissances accessibles aux bonnes personnes, au bon moment.
