Word & Brown Companies est un acteur américain dans le domaine de l’assurance santé, offrant des solutions innovantes et un service exceptionnel aux courtiers, employeurs et particuliers partout aux États-Unis. Avec une forte orientation sur l’efficacité opérationnelle et la conformité, l’entreprise continue d’apporter des améliorations significatives dans la prestation des avantages sociaux.
Client de Legal Suite depuis 2016, Word & Brown utilise plusieurs modules clés de la plateforme, notamment le Portail Collaboratif pour une gestion efficace des demandes, la Gestion de contrats pour rationaliser et optimiser le cycle de vie des contrats, et l’outil Configurateur avancé pour des personnalisations adaptées.
Nous avons eu le plaisir de discuter avec Kevin Mack, superviseur para-légal chez The Word & Brown Companies, qui a partagé son expérience avec Legal Suite et les bénéfices concrets que cela a apportés à leur département juridique.
Kevin Mack
Nous avons choisi Legal Suite plutôt qu’un autre logiciel pour sa facilité d’utilisation et son apparence, mais aussi grâce au module Open Law Portal, qui joue un rôle crucial pour faciliter les interactions avec nos clients internes. La plateforme permet aux départements demandeurs d’avoir un accès direct pour soumettre et suivre leurs demandes. Cela simplifie la collaboration et élimine les inefficacités liées aux échanges par courriel. Ce sont les principales raisons pour lesquelles nous avons opté pour Legal Suite.
Au début, nous utilisions deux modules principaux : un pour la gestion des demandes et un autre pour les contrats. Avec le temps, nous avons réalisé à quel point il était pratique d’avoir tout intégré dans une seule plateforme.
Kevin Mack
Nous avons commencé à utiliser Legal Suite en 2016, et le produit était très différent de celui que nous connaissons aujourd’hui. Notre modèle d’affaires nécessitait un peu plus de créativité et de réflexion « hors des sentiers battus » pour gérer les défis auxquels nous faisions face.
La migration de la version 2018 (celle avec laquelle nous avons commencé) vers la version 2022 a été une opération majeure. Cela dit, je m’attends à ce que les futures mises à jour soient assez minimes, ce qui est parfait pour nous. Enfin, le meilleur moment a été lorsque nous avons commencé à utiliser l’outil Configurateur avancé (disponible avec n'importe quelle solution de Legal Suite). Comme notre modèle d’affaires évolue avec le temps, cet outil nous permet d’apporter ces changements nous-mêmes, ce qui a été un grand avantage. Je recommande fortement de se procurer le configurateur avancé avec le produit.
Kevin Mack
Legal Suite, tel qu’il est aujourd’hui, a vraiment fait une différence dans notre travail quotidien. Nous pouvons maintenant créer des rapports plus efficacement et les utiliser réellement chaque jour.
Cela nous aide énormément à éliminer les inefficacités. Par exemple, nous maintenons une liste quotidienne des projets actifs que nous consultons chaque matin lors de notre réunion. Nous avons un tableau que nous mettons à jour constamment, et pouvoir générer ce même tableau directement en rapport, à partir des données que nous saisissons régulièrement pour nos contrats, est extrêmement utile. Cela a considérablement amélioré l’efficacité globale de notre département et nous a permis de consacrer plus de temps à d’autres priorités.
J’apprécie aussi beaucoup la fonction de recherche. À mesure que nous saisissons plus de contrats et ajoutons plus de détails dans chaque fichier, nous pouvons générer des rapports ciblés et retrouver rapidement des fichiers similaires. Si une question vient du côté opérationnel, nous pouvons localiser le contrat pertinent immédiatement, ce qui simplifie grandement notre travail.
Kevin Mack
Comme nous travaillons dans le domaine de l’assurance santé, je ne peux parler que des améliorations de nos processus internes, mais elles sont significatives. Comme je l’ai mentionné, la fonctionnalité de rapport a vraiment boosté notre efficacité.
J’estime que nous économisons jusqu’à deux heures par semaine simplement en pouvant mettre à jour nos rapports automatiquement. Avant, nous doublions certaines tâches : nous mettions à jour notre tableau de projets dans un document Word, puis devions transférer manuellement l’information ailleurs. Maintenant, tout est intégré, et cette redondance a disparu.
Ces gains de temps font une énorme différence, surtout en ce moment, alors que nous vivons des changements dans notre modèle d’affaires. Nous gérons un volume beaucoup plus important de demandes, et l’efficacité apportée par Legal Suite nous aide à mieux gérer cette charge accrue.
Kevin Mack
Legal Suite a été excellent pour nous comme référentiel de contrats. Nous ne perdons aucun contrat; tout est stocké en un seul endroit. Si un problème survient avec une facture, un devis ou autre, nous pouvons accéder directement à Legal Suite et retrouver facilement l’accord original. Je ne peux pas vraiment parler de gestion des versions, car nous n’utilisons pas encore le système de cette façon. Mais pour ce qui est d’avoir un endroit fiable et centralisé pour tous nos contrats, c’est très efficace.
Kevin Mack
Oui, après une mise à jour récente, j’ai remarqué que je ne pouvais plus accéder à mes fichiers de contrats. Je pouvais cliquer sur les liens, mais rien ne se chargeait. J’ai contacté votre équipe de support via la plateforme de tickets.
J’ai pu parler avec quelques membres de votre équipe, qui m’ont guidé à travers différentes étapes. Ils m’ont aidé à identifier le problème empêchant l’affichage des fichiers, et une fois résolu, tout est revenu à la normale. C’est un bon exemple de la rapidité avec laquelle votre équipe de support nous a aidés à résoudre un problème.
