Votorantim Cimentos Amérique du Nord (VCNA) est un important fabricant de ciment, de béton et de granulats, avec des activités au Canada et aux États-Unis. Faisant partie du groupe mondial Votorantim Cimentos, VCNA s’engage à promouvoir la construction durable et l’innovation dans l’industrie des matériaux de construction.
Client de Legal Suite depuis 2022, Votorantim Cimentos Amérique du Nord utilise plusieurs modules pour soutenir et optimiser ses opérations juridiques.
Le module propriété intellectuel permet de gérer et de surveiller le portefeuille de propriété intellectuelle; Affaires juridiques centralise le suivi de tous les dossiers juridiques; Contrats prend en charge le cycle de vie complet des ententes commerciales; le module de facturation électronique (e-Billing) améliore le suivi des dépenses juridiques et la visibilité globale; et le Portail collaboratif facilite la communication avec les parties prenantes internes.
Nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec Kelly Sciortino, technicienne juridique et opérations juridiques au sein du département juridique Votorantim Cimentos Amérique du Nord. Dans ce témoignage, elle partage ses perspectives sur les priorités de l’équipe, les défis rencontrés et la manière dont Legal Suite contribue à améliorer l’efficacité au quotidien et à long terme.
Kelly Sciortino :
Nous avons choisi Legal Suite principalement en raison de l’interface bilingue, nous avions besoin de pouvoir passer de l’anglais au français, puisque nous sommes présents au Québec. C’était très important pour nous.
Un autre facteur important était l’inclusion du module de facturation électronique (e-Billing). Lorsque nous avons évalué d’autres fournisseurs, la plupart ne proposaient pas de solution native et nécessitaient un outil tiers, ce qui impliquait des contrats supplémentaires et plus d’intégrations. Avec Legal Suite, tout est inclus dans une seule plateforme, ce qui simplifie énormément les choses.
Nous avons aussi apprécié le fait que tout soit centralisé. Legal Suite offre plusieurs modules qui nous permettent de gérer différents aspects du département juridique dans un seul environnement. Cette intégration permet de gagner du temps et de réduire la complexité.Les mises à jour étaient un autre avantage. Elles sont effectuées automatiquement dans le cadre de notre licence, toujours en dehors des heures ouvrables, donc sans interruption de nos activités. Je n’ai pas besoin d’intervenir dans le processus de mise à jour, ce qui me fait gagner du temps et assure la continuité.
Kelly Sciortino :
Nous utilisons actuellement les modules suivants :
• Affaires juridiques – C’est notre module principal pour la gestion quotidienne des activités juridiques. Il nous donne une visibilité complète sur tous nos dossiers et permet de tout garder bien organisé.
• e-Billing (dépenses juridiques)– C’était un facteur déterminant pour nous. Il est intégré au module Matters, ce qui nous permet de suivre les dépenses en temps réel, directement dans chaque dossier, ce qui est extrêmement utile.
• Contrats – Nous l’utilisons pour gérer efficacement le cycle de vie des contrats. Il est particulièrement utile pour conserver les données historiques et éviter de supprimer des contrats inutilement.
• Sociétés – Ce module nous aide à gérer les entités juridiques et les registres corporatifs dans un seul endroit.
• Trademarks (propriété intellectuelle) – Nous l’utilisons pour suivre nos actifs de propriété intellectuelle et assurer leur mise à jour.
• Portail collaboratif (gestion des demandes) – Ce module permet aux autres départements de soumettre des demandes juridiques via des gabarits prédéfinis. Par exemple, pour les ententes de confidentialité (NDA), les utilisateurs peuvent remplir un formulaire et générer un document sans passer directement par l’équipe juridique. C’est un outil en libre-service qui nous permet tout de même de garder le contrôle et la visibilité.
• Litiges – C’est un outil essentiel pour la conservation des données. Lorsqu’une mesure de conservation est activée, le dossier est automatiquement verrouillé pour empêcher toute suppression. C’est très important pour nous, surtout après avoir déjà vécu des situations où d’autres départements ont supprimé des documents clés nécessaires à des renégociations.
Chacun de ces modules soutient un aspect différent de nos opérations juridiques, mais ensemble, ils forment un système unifié et efficace.
Kelly Sciortino :
J’adore la facilité avec laquelle je peux modifier les vues personnalisées dans les modules et exporter les données vers Excel. C’est très convivial. Par exemple, si je suis en réunion avec ma gestionnaire et qu’elle souhaite voir les données différemment, je peux modifier l’affichage en direct, sortir du module, y revenir, et tout est immédiatement mis à jour, sans temps d’arrêt. Cette flexibilité est fantastique.
La possibilité de personnaliser les modules selon nos besoins spécifiques est un énorme avantage. J’aime beaucoup la fonctionnalité de création de rapports, ainsi que le fait que le module e-Billing (dépenses juridiques) soit directement lié au module Affaires juridiques. Je peux voir en temps réel combien nous avons dépensé sur un dossier, à tout moment, ce qui est extrêmement utile.
Une autre fonctionnalité clé est l’intégration du module Litiges avec le module Affaires juridiques. Lorsqu’une mesure de conservation est activée, le dossier est automatiquement verrouillé pour empêcher sa suppression. C’est essentiel pour nous, surtout que dans notre ancien système, des contrats étaient supprimés une fois expirés, sans que l’on réalise qu’ils étaient encore nécessaires pour des renégociations ou des références juridiques. Legal Suite permet de protéger ces informations importantes.
Kelly Sciortino :
Absolument. J’ai travaillé assez étroitement avec l’équipe Legal Suite pour trouver de nouvelles façons de faire ou proposer des améliorations fonctionnelles. Ils ont toujours été très réceptifs et ont transmis nos retours aux équipes de développement.
Un exemple concret concerne le module litiges, nous avons pu le connecter au module Matters afin que, lorsque j’active une mesure de conservation, les données pertinentes soient automatiquement récupérées. Je n’ai plus besoin de tout saisir manuellement. Cela fait gagner du temps et réduit les erreurs.
Travailler avec leur équipe de soutien a été une excellente expérience. Ils sont compétents, proactifs et très collaboratifs. Lorsque nous résolvons des problèmes ensemble, j’apporte souvent mon expérience en TI pour effectuer des tests préliminaires et partager ce que j’ai déjà essayé. Ce type de collaboration accélère vraiment la résolution. Ce n’est pas seulement signaler un problème, c’est le résoudre ensemble.
L’expérience de VCNA reflète une transformation plus large des opérations juridiques modernes : l’évolution vers des environnements juridiques centralisés, connectés et conviviaux.
En utilisant les modules intégrés de Legal Suite, VCNA a pu optimiser ses processus, améliorer la visibilité sur les activités juridiques et renforcer la collaboration entre les équipes.
