Le Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ) est un organismeà but non lucratif qui facilite l'accès à l'information juridique au Québec. Son équipe juridique assure notamment la gestion et le suivi des contrats del'organisation. Afin d'optimiser ses processus contractuels, le CAIJ utilise le module Gestion de contrats de Septeo Legal Suite.
Récemment, notre équipe a eu le plaisir d'échanger avec Maude Cormier, technicienne juridique à la direction générale du Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ). Au sein d'une petite équipe qui gère près de 500 contrats, elle nous explique pourquoi le CAIJ a choisi le module Gestionde contrats de Septeo Legal Suite, les gains obtenus et les fonctionnalités qui font aujourd'hui toute la différence dans leur quotidien.
« Nous sommes une petite équipe qui gère principalement tout ce qui est contractuel. Moi, c'est vraiment ma principale occupation : je fais le suivi de l'ensemble de nos ententes et je suis un peu la personne qui possède tout l'historique des contrats. Mes collègues s'occupent davantage des négociations et de la rédaction des contrats tandis que moi je viens les appuyer en assurant le suivi de ceux-ci. Nous travaillons aussi beaucoup avec les ressources humaines, la comptabilité et plusieurs autres départements. On touche un peu à tout. »
« Avant, tout était très manuel. On travaillait avec des tableaux Excel et un ancien logiciel qui n'était pas très intuitif. On n'était pas capables d'avoir une vue d'ensemble de nos contrats et les rapports n'étaient jamais cohérents avec la réalité. On faisait énormément de dédoublement de travail. C'était très lourd comme processus.
Nous avons rencontré plusieurs fournisseurs, mais Legal Suite s'est démarqué pour deux raisons principales : son excellent rapport qualité-prix etsurtout sa grande modularité. Nous avions des processus très particuliers ànotre organisation et nous voulions que le logiciel puisse s'adapter à notrefaçon de travailler, pas l'inverse. C'est vraiment ce qui a fait la différence pour nous. »
« Le premier bénéfice, c'est vraiment le gain de temps. Avant, on passait énormément de temps à remplir des tableaux Excel et à saisir les informations manuellement. Aujourd'hui, tout est beaucoup plus automatisé et intuitif. Le gain de temps et le gain d'efficacité vont ensemble. Les rapports sont personnalisables, on peut les moduler selon nos besoins et toute l'information est centralisée. Pour nous, ça fait une énorme différence. »
« Oui. Avant, je devais sortir un tableau de toutes les ententes à renouveler, et ce, à chaque semaine, écrire individuellement à chaque gestionnaire et faire le suivi par courriel. Ça me prenait souvent une demi-journée. Aujourd'hui, grâce aux notifications automatiques, les gestionnaires reçoivent directement leurs rappels, font leurs suivis dans le logiciel et me contactent seulement lorsqu'il y a une particularité. Je n'ai plus besoin de faire tout ce travail manuellement.
En plus, auparavant je devais calculer moi-même les dates de renouvellement. C'était très lourd et très propice aux erreurs. Maintenant, une fois les informations enregistrées dans le logiciel, le suivi se fait automatiquement. On a vraiment un poids de moins sur les épaules. On sait que les délais seront respectés et on peut avoir la tête tranquille. »
« Pour nous, c'est un véritable changement. Elles automatisent complètement les suivis de renouvellement et permettent aux gestionnaires d'être autonomes. »
« Lors de nos audits financiers, nous devons produire des rapports sur toutes nos ententes avec redevances. Avant, nous construisions ces tableaux entièrement à la main. Aujourd'hui, on extrait simplement le rapport, on ajoute quelques informations au besoin et c'est terminé. En plus, les données sont toujours à jour. »
« Nous utilisons beaucoup les courriels envoyés directement depuis les fiches contrats. Lorsqu'un gestionnaire veut nous signaler un changement,une négociation ou une particularité, il nous écrit directement à partir de lafiche concernée. Ça améliore énormément nos suivis et toute l'information reste liée au bon contrat. »
« Nous avions un besoin très spécifique concernant les courriels envoyés depuis les fiches contrats. Nous voulions que la référence du contrat apparaisse automatiquement dans l'objet du courriel, afin de savoir immédiatement à quelle entente il faisait référence. L'équipe Septeo nous a aidés à mettre cette règle en place. Aujourd'hui, ça fonctionne automatiquement et nous n'avons plus jamais eu de problème .C'était une demande très particulière de notre organisation, mais l'équipe Legal Suite a trouvé une solution qui nous simplifie vraiment la vie. »
« Chaque organisation a ses propres processus. Pour nous, ce qui avraiment fait la différence, c'est d'avoir un logiciel capable de s'adapter ànotre façon de travailler.
Legal Suite nous a permis d'automatiser beaucoup de tâches, de gagner du temps et d'être beaucoup plus efficaces. Aujourd'hui, on peut consacrer davantage de temps à des projets qui apportent réellement de la valeur, plutôt qu'à faire des suivis administratifs. »
