Les erreurs arrivent. Même les avocats sont humains. L’automatisation est votre meilleure défense.
De temps à autre, des erreurs échappent à notre attention, surtout lorsqu’on enchaîne plusieurs projets. Une erreur majeure peut mettre en péril votre cabinet, et des erreurs mineures répétées peuvent affecter votre réputation. La confiance se construit aussi grâce à ces expériences, y compris les erreurs, et c’est la façon dont elles sont gérées qui renforce votre crédibilité.
Certains collègues ou superviseurs peuvent pointer vos erreurs pour vous déstabiliser. Cette réaction freine l’apprentissage. Les erreurs sont humaines et offrent une opportunité de croissance et d’amélioration. Comme le disait James Joyce : “Les erreurs sont les portails de la découverte”.
L'automatisation de votre pratique juridique, que ce soit pour un avocat interne ou un cabinet d'avocats signifie détecter et prévenir les erreurs humaines. L'automatisation a évolué et peut souvent résoudre les erreurs courantes avant qu'elles ne se produisent.
Lorsque vous et votre équipe travaillez tous à partir des mêmes données, si un changement intervient dans vos dossiers, comme un nouveau nom ou une nouvelle adresse, tout le monde est au courant et utilise les dernières informations. Si les délais changent ou si vous prenez un rendez-vous important, tous les membres de l'équipe le savent.
Transformez tous les documents, PDF ou images en les numérisant par reconnaissance optique de caractères (OCR) en informations électroniques exploitables afin que vous puissiez les rechercher, les trouver et les utiliser. Libérez-vous de la saisie manuelle des données et évitez les erreurs en faisant confiance au système pour remplir vos documents avec les données clés qui y sont stockées.
Les notifications automatisées peuvent déclencher une alerte pour vous informer de toute modification apportée à un compte. Un système automatisé moderne obéit systématiquement aux règles établies, de sorte que vous ne devez jamais craindre de manquer quoi que ce soit (contrairement aux humains qui peuvent être trop occupés ou oublier).
Votre équipe sait précisément ce qu'elle doit faire car le système l'informe de l'étape suivante de son processus. Ajoutez des étapes dans le flux de travail pour respecter les normes. Par exemple, le fait de nommer vos fichiers de manière cohérente simplifie la recherche et le repérage des documents. Intégrez-le dans le flux de travail et laissez l'automatisation prendre le relais pour éviter ces problèmes. Appliquez un flux de travail à votre processus d'approbation pour le simplifier pour toutes les parties.
Obtenez une vue consolidée de votre budget et permettez à l'automatisation de suivre, vérifier et valider les factures externes. Centralisez les factures fournisseurs entrantes et suivez leur statut en temps réel pour les traiter rapidement. Automatisez les seuils et veillez à ce que les fournisseurs respectent les accords.
Des déclencheurs automatiques vous informent des attaques malveillantes ou des violations non autorisées afin que vous puissiez agir rapidement pour les contenir. La technologie actuelle vous permet de fonctionner en toute sécurité, où que vous soyez, grâce à une surveillance vigilante. L'automatisation des processus permet de contrôler les coûts, car il y a moins de tâches manuelles à accomplir. Autrefois, de nombreux employés comblaient les lacunes et résolvaient les problèmes ; aujourd'hui, ils doivent être moins nombreux, mais hautement qualifiés et capables de configurer l'automatisation à un niveau élevé. L'erreur humaine ne peut être totalement infaillible. Nous reconnaissons qu'un certain niveau d'erreur humaine est inévitable.
Cependant, la mise en œuvre du numérique dans l'ensemble de l'environnement de l'entreprise est une étape productive dans l'atténuation des risques causés par l'erreur humaine.Il est important de noter que l'erreur humaine n'est pas nécessairement la faute de l'employé, mais plutôt de l'entreprise elle-même, en raison de ses procédures et de la façon dont elle choisit d'automatiser ses processus. Quel que soit le niveau de compétence de vos employés, la principale cause d'erreur humaine est le manque de cohérence. Lorsque vous assignez à votre personnel une litanie de tâches monotones, la cohérence en souffre. Vous pouvez atteindre l'uniformité avec l'automatisation de vos activités juridiques car, contrairement au cerveau humain, une machine ne se laisse pas distraire et suit impeccablement les règles.
La technologie moderne a progressé pour prendre en charge un grand nombre des tâches répétitives, fastidieuses et sujettes aux erreurs que les humains doivent accomplir dans une organisation juridique. Il est désormais prioritaire pour les avocats d'entreprise et les cabinets d'avocats d'améliorer leurs opérations grâce à l'automatisation.
